회사 회의나 모임, 교육, 강의에서 발표자료를 만들어야 할 때가 있습니다. 발표할 내용은 어느 정도 알고 있어도 막상 컴퓨터 앞에 앉으면 어디서부터 시작해야 할지 막막합니다.
“첫 화면에는 무엇을 넣어야 하지?”, “내용은 어떤 순서로 보여줘야 할까?”, “슬라이드는 몇 장 정도 만들면 좋을까?”
특히 파워포인트 같은 프로그램에 익숙하지 않다면 발표 내용을 정리하는 것보다 자료를 만드는 일이 더 어렵게 느껴질 수 있습니다.
이럴 때 ChatGPT를 활용하면 발표 내용을 정리하고, 전체 순서를 짜고, 슬라이드에 들어갈 핵심 문장을 만드는 데 도움을 받을 수 있습니다. ChatGPT가 발표를 대신하는 것이 아니라 자료를 준비하는 과정을 정리해 주는 것입니다.
이번 글에서는 초보자가 ChatGPT를 활용해 발표자료를 만들고 발표까지 준비하는 방법을 알아보겠습니다.
ChatGPT로 발표자료를 만드는 8가지 방법
1. 발표 주제와 듣는 사람 알려주기
발표자료를 만들기 전에 무엇을 누구에게 설명할지 정해 보세요. 예를 들어 ‘중장년층을 위한 ChatGPT 활용법’을 발표한다고 생각해 보겠습니다.
질문 예시
“50~60대에게 ChatGPT 활용법을 쉽게 소개하는 15분 발표를 준비하고 있어. 처음 사용하는 사람도 이해할 수 있도록 발표 흐름을 제안해 줘.”
이때 발표 주제와 듣는 사람, 발표 시간, 발표 목적을 함께 알려주면 더 적절한 구성을 제안받을 수 있습니다. 처음 배우는 사람에게 설명할 때와 이미 사용해 본 사람에게 설명할 때는 필요한 내용이 다르기 때문입니다.
2. 슬라이드의 전체 순서 만들기
주제를 정했다면 한 장씩 만들기 전에 발표의 시작과 끝부터 구성해 보세요.
질문 예시
“20분 발표이고 슬라이드는 10장 정도로 생각하고 있어. 시작, 본문, 마무리 순서로 각 슬라이드의 제목과 핵심 내용을 한 줄씩 정리해 줘.”
제안받은 목록을 살펴보면서 비슷한 내용이 반복되지는 않는지, 먼저 알아야 할 설명이 뒤로 밀리지는 않았는지 확인합니다.
내용이 겹친다면 “비슷한 슬라이드를 하나로 합치고 실제 사례를 보여주는 슬라이드를 추가해 줘”라고 요청할 수 있습니다.
전체 흐름을 먼저 정리하면 발표의 방향을 파악하기 쉽고, 나중에 내용을 수정할 때도 편리합니다.
3. 한 화면에는 핵심 내용만 담기
발표자료를 만들다 보면 알고 있는 내용을 모두 화면에 넣고 싶어집니다. 하지만 글이 너무 많으면 듣는 사람이 화면을 읽느라 발표자의 설명을 놓칠 수 있습니다.
슬라이드는 발표 내용을 전부 적어 놓은 문서가 아니라, 설명을 이해하는 데 필요한 핵심을 보여주는 화면으로 생각해 보세요.
질문 예시
“각 슬라이드에서 가장 중요한 내용만 짧은 문장으로 정리해 줘. 화면에 보여줄 문장과 발표자가 말로 설명할 내용을 구분해 줘.”
한 화면에 서로 다른 이야기가 너무 많이 들어갔다면 슬라이드를 나누고, 내용이 지나치게 간단하다면 관련 내용을 합칠 수도 있습니다.
중요한 것은 정해진 글자 수를 맞추는 것이 아니라 뒤에서 보는 사람도 쉽게 이해할 수 있도록 만드는 것입니다.
4. 긴 글을 발표용으로 줄이기
이미 작성한 보고서나 긴 글이 있다면 처음부터 다시 작성할 필요는 없습니다. 기존 내용을 검토한 뒤 필요한 부분을 ChatGPT에 제공해 발표용으로 요약해 달라고 요청할 수 있습니다.
질문 예시
“이 글을 바탕으로 10분 발표를 준비하려고 해. 핵심 내용을 골라 7장 정도의 슬라이드 순서로 정리해 줘.”
요약 결과를 받으면 원래 글에서 중요한 설명이 빠지지 않았는지 비교해 보세요. 숫자와 날짜, 연구 결과가 들어 있다면 원본 자료를 기준으로 정확성을 확인해야 합니다.
회사 자료를 활용할 때는 외부 AI 서비스에 입력해도 되는 내용인지 먼저 확인하세요. 공개할 수 없는 자료라면 구체적인 내용을 제외하고 발표의 구조만 도움받는 방법도 있습니다.
5. 발표 제목과 디자인 정하기
발표 제목은 듣는 사람이 어떤 내용을 배우게 될지 짐작할 수 있도록 정하는 것이 좋습니다. ‘ChatGPT 사용 방법’처럼 넓은 제목보다 발표 대상과 목적이 드러나는 제목이 도움이 될 수 있습니다.
질문 예시
“50~60대에게 ChatGPT 활용법을 소개하는 발표야. 처음 듣는 사람도 내용을 쉽게 이해할 수 있는 친근한 제목을 5개 추천해 줘.”
슬라이드 디자인에 관한 아이디어도 요청할 수 있습니다.
“글씨가 잘 보이고 복잡하지 않은 발표자료를 만들고 싶어. 글자와 그림을 어떻게 배치하면 좋을지 제안해 줘.”
실제 발표 장소를 고려해 글씨를 충분히 크게 하고, 글자와 배경색이 잘 구분되도록 구성하세요. 그림은 내용을 이해하는 데 도움이 될 때 활용하는 것이 좋습니다.
6. 발표할 말과 예상 질문 준비하기
슬라이드를 완성해도 사람들 앞에서 무엇을 말할지 걱정될 수 있습니다. 이때 각 화면을 설명할 발표문을 ChatGPT에 부탁해 보세요.
질문 예시
“이 슬라이드의 내용을 바탕으로 약 1분 동안 설명할 수 있는 쉬운 발표문을 만들어 줘. 평소 말하듯 자연스럽게 작성해 줘.”
작성된 문장을 그대로 외우기보다 내가 이해하고 실제로 사용할 수 있는 말로 다듬는 것이 좋습니다. 슬라이드를 넘기며 소리 내어 연습하면 설명이 너무 길거나 부족한 부분도 발견할 수 있습니다.
발표 후 질문에 대비하고 싶다면 다음과 같이 요청해 보세요.
“이 발표를 처음 듣는 사람들이 궁금해할 만한 질문 10개를 만들어 줘. 답변을 준비할 때 확인해야 할 내용도 알려줘.”
예상 질문을 통해 설명이 부족한 부분을 미리 보완할 수 있습니다. 다만 답변의 사실관계는 직접 확인하고, 모르는 질문에는 확인한 뒤 답하겠다고 말해도 괜찮습니다.
7. 발표자료의 사실관계와 출처 확인하기
ChatGPT는 발표 내용의 초안을 빠르게 정리할 수 있지만 사실과 다른 내용을 만들 수도 있습니다. 슬라이드에 통계와 날짜, 인물, 연구 결과가 들어간다면 원본 자료를 통해 다시 확인하세요.
출처를 추천받았다면 실제로 존재하는 자료인지, 링크가 해당 내용을 뒷받침하는지 직접 열어보는 것이 좋습니다. 문장이 자연스럽다고 해서 숫자나 출처까지 정확한 것은 아닙니다.
최종 발표자료는 내가 내용을 충분히 이해하고 질문을 받았을 때 설명할 수 있는 상태로 완성해야 합니다.
8. 회사 자료와 개인정보 보호하기
업무용 발표에는 고객정보와 계약 내용, 공개되지 않은 매출자료나 사업계획이 포함될 수 있습니다. 이런 자료를 ChatGPT에 입력하기 전에는 회사의 AI 사용 규정을 확인하세요.
실제 회사명이나 중요한 숫자를 입력하는 대신 ‘회사 A’, ‘고객 안내 교육’처럼 일반적인 표현으로 발표의 목적과 구조를 설명할 수도 있습니다. 구체적인 자료는 발표의 틀이 정해진 뒤 직접 넣는 방법도 있습니다.
화면에는 핵심을 담고 설명은 내 말로 하기
ChatGPT를 활용하면 발표의 순서를 정하고, 긴 내용을 슬라이드용으로 줄이고, 발표문과 예상 질문을 준비하는 데 도움을 받을 수 있습니다. 빈 화면에서 어디부터 시작할지 고민하는 시간을 줄여주는 것입니다.
처음부터 모든 슬라이드를 완성하려고 하기보다 발표 주제와 듣는 사람, 발표 시간을 먼저 알려주고 전체 구성을 요청해 보세요. 그다음 한 장씩 내용을 확인하고 수정하면 부담을 줄일 수 있습니다.
다만 최종 자료의 사실관계를 확인하고, 화면에 담을 내용을 선택하는 일은 발표자의 몫입니다.
화면에는 핵심을 담고, 자세한 설명은 내가 이해한 말로 전달하는 것이 좋은 발표자료를 만드는 기본입니다.
참고자료
OpenAI｜ChatGPT에 구체적으로 질문하고 답을 다듬는 방법
OpenAI｜ChatGPT가 만든 내용의 사실관계를 확인해야 하는 이유
OpenAI｜ChatGPT 데이터 설정 안내
Microsoft｜읽기 쉬운 발표자료를 만드는 방법
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